Kommst du Abends auch oft nach Hause und denkst dir „Wo ist nur die Zeit hin?“

Bei mir kommt das Gefühl oft am Anfang eines neuen Monats auf. Dann wenn ich feststelle, dass ein Monat schon wieder rum ist. Diesen Monat fällt es mir ganz besonders auf (und dass liegt nicht nur daran, weil ich von der Kreditkartenunternehmen eine Mahnung erhalten habe, dass ich nicht pünktlich bezahlt habe.)

Echt jetzt, wo sind all die Tage hin?

Ich würde grundsätzlich behaupten, dass ich ein sehr zuverlässiger Mensch bin. Doch die letzten Tage, ja Wochen, fühlten sich unproduktiv an und rannten nur so an mir vorrüber. Um mich herum stapeln sich Papierhügel mit wichtigen Dokumente zur Ablage, Broschüren und Notizzettelchen auf denen ich Aufgaben und Ideen notiert habe. In meinem Postfach sind über 100 ungelesene E-Mails (wobei die meisten davon Newsletter oder Werbemails sind).

Und oft führt es dazu, dass ich trotz festgelegten Feierabend noch eine Stunde oder zwei hinten anhänge. Das Gefühl: „nicht genug getan zu haben“ oder generell „zu wenig Zeit zu haben“ bleibt trotzdem und die Tage ziehen nur so an mir vorbei.

Mehr Zeit für die wichtigen Dinge

„Tue zuerst das notwendige, dann das mögliche und plötzlich schaffst du das unmögliche“

In all den Jahren in meinem Marketingberuf habe ich für mich festgestellt, dass es immer Dinge gibt, die man tun kann, besser machen kann oder sogar liegen lassen kann. Das Resultat wird meist nicht besser, nur weil man noch zwei, drei oder fünf Stunden länger gearbeitet hat.

Das bestätigt auch eine Studie über das Paretoprinzip, welches besagt, dass 20% des Aufwandes zu 80% der Ergebnisse führen. Denk dabei mal an den letzten Abgabetermin den du einhalten musstest. Waren es da nicht die letzten Stunden die gezählt haben und das Resultat massgeblich beeinflusst haben? Oder wenn du deine Wohnung putzen musst, wie schnell hast du sauber gemacht, wenn du weisst das gerade Besuch kommt? Bist du da nicht genau so zufrieden, als wenn du dafür 4 Stunden gebraucht hättest?

Done is better, than perfect.

Natürlich brauchst du dafür eine gewisse Struktur im Vorfeld, damit dies auch im Alltag oder im Berufsleben funktioniert. Überlege dir welche Aufgaben bringen dich wirklich zum gewünschten Resultat? Behalte, dabei im Hinterkopf, dass das Resultat nicht perfekt sein muss, sondern lediglich die 80% erfüllen sollte.

Wie viele neige auch ich dazu schon im Vorfeld ein perfektes Resultat zu wünschen und geben dabei gerne 100%. Dabei bleiben aber automatisch andere Dinge liegen, denn irgendwo müssen wir die restlichen Prozente ja herholen.

Hol dir deine Ideen für energievolle Pausen.

Und was wenn wir das Ganze umkehren?

Das Prinzip kann man genauso umgekehrt anwenden und solltest du auf jeden Fall mitberücksichtigen, wenn es um die notwendige Struktur geht. Überlege dir welche Faktoren dich davon abhalten, das Resultat zu erreichen. Welche Ablenkungen, Prozesse oder Abläufe führen zu Probleme in der Umsetzung? Kannst du die schon im Vorfeld minimieren?

Ein grosser Störfaktor in meiner Arbeit sind zum Beispiel Social Media, Smartphone oder, wenn ich mich an mein Bürozeiten erinnere, auch ungeplante Meetings, E-Mails die aufpoppen oder Telefonate. Versuche diese Ablenkungen so minimal wie nötig zu halten, damit du dich voll und ganz auf dein Projekt fokussieren kannst. Natürlich kannst du das nicht den ganzen Tag machen und das ist auch nicht der Sinn der Sache. Nimm dir eine Stunde Zeit, schalte dein Handy aus und lege es aus deinem Sichtfeld, bitte eine Kollegin dein Telefon zu „hüten“ und vor allem blocke dir den Zeitraum in deinem Kalender, damit du nicht gestört wirst. Mir hilft dabei oft auch eine „Deep Focus“ Playlists anzuwerfen und sich von der aussen Welt abzuschotten.

Eine grosse Herausforderung in meinem Alltag liegt unter anderem auch darin all die vielfältigen Aufgaben zu meistern. Ich arbeite meist nicht nur an einem Projekt, sondern an ganz vielen gleichzeitig (und ich glaube ehrlich gesagt das tun die meisten von uns). Hinzu kommen die unzähligen Interessen (meist liegen 5 Bücher gleichzeitig verteilt in der Wohnung rum), Hobbies, private und soziale Verpflichtungen und meine ganz persönlichen Bedürfnisse wie Essen, Schlafen, Ausruhen. Eine Ganze Menge Dinge, die da in einen Alltag gepackt werden sollen.

Vergiss dabei nicht: Unser Leben besteht aus der Summe jedes einzelne Tages, weshalb ich es für essentiell halte, den Alltag mit all diesen Verpflichtungen, Aufgaben und Bedürfnisse auszufüllen. Nur wenn ich eine gute Balance zwischen den Notwendigkeiten und dem Spassigen hinbekomme, fühlt sich mein Tag auch „erfüllt“ an. Die Struktur und Routinen sind nicht dafür da, dich einzuengen, sondern das Beste aus dem Ganzen herauszuholen und somit mehr Freude in den Alltag zu bekommen.